Scoren met credit management: van defensief naar preventief

Scoren met credit management: van defensief naar preventiefDe aanval is de beste verdediging volgens de Hollandse voetbalschool, waarvan Rinus Michels, Johan Cruyff en Louis van Gaal de bekendste leermeesters zijn. De aanpak in credit management van Collactive heeft veel raakvlakken met deze strategie die het Nederlandse voetbal internationaal op de kaart zette. Waarom zou u een afwachtende houding aannemen bij nieuwe klanten, u zelf laten verrassen door het betalingsgedrag van klanten of pas in actie komen als de overeengekomen betalingstermijn ruimschoots overschreden is? Als oud-voetballer en commercieel coach van Collactive maakt Wim Dielesen u graag wegwijs in de kneepjes van de aanvallende, preventieve tactiek.  

Kom direct in actie

Tot enkele jaren geleden was credit management bijna synoniem met het aanmanen van slechte betalers. Bij veel bedrijven lag de focus vooral op verkoops- en omzetcijfers, de samenwerking tussen de afdelingen sales, financiën en administratie stond nog in de kinderschoenen en nog niet iedereen had de kracht van debiteurensoftware ontdekt. Het is de kunst om bij nieuwe klanten of grote transacties geen afwachtende houding aan te nemen, maar direct preventief te werk te gaan. Vergelijk het maar eens met de aanpak van een voetbalcoach. Stel je voor dat een team als Ajax of PSV pas net voor het fluitsignaal weet wie de tegenstander is en hoe die gaat spelen. Een nederlaag is dan waarschijnlijk het vooruitzicht.

Tussen de linies van administratie, sales en financiën

De overstap van een defensieve naar een preventieve strijdwijze is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Op papier ziet deze tactiek er veelbelovend uit. Om kans van slagen te hebben, is het cruciaal dat de spreekwoordelijke neuzen dezelfde kant op staan. Iedereen binnen de organisatie moet de tactiek onderschrijven en ernaar handelen. De afdelingen sales, administratie en financiën zijn geen eilandjes meer. Een preventieve aanpak scoort als credit management tussen de linies van de diverse discipline speelt. Ook hier is de overeenkomst met voetbal treffend. Stel dat de opdracht van de coach is dat alle spelers direct ‘druk zetten’ bij balverlies. Wat denk je dat er gebeurt als 3 á 4 spelers deze taak niet uitvoeren?

Tips voor preventieve tactiek

Een graadmeter voor de kredietwaardigheid of liquiditeit van bedrijven is de cashflow. Hoe sneller klanten betalen, hoe beter de cashflow op peil is. Wat kunt u nu doen om ervoor te zorgen dat klanten zich aan de overeengekomen betalingstermijn houden en op tijd hun facturen betalen? Op basis van de metafoor ‘Voetbal’ geven we u een aantal beproefde tips voor een preventieve tactiek:

  • Analyseer de tegenstander: voorkom onnodige, financiële tegenvallers en vraag bij grote transacties of nieuwe klanten een kredietrapport op. Zo’n rapportage geeft inzicht in onder andere de betalingsgeschiedenis, kredietwaardigheid en mogelijke risico’s. Voetbalcoaches en spelers bekijken ook videobeelden van hun tegenstanders.
  • Bepaal doelstellingen: voor een afdeling debiteurenbeheer is het goed om ambities uit te spreken en doelstellingen op papier te zetten. Een voetbalcoach heeft bijvoorbeeld als ambitie om bij de eerste 3 te eindigen of degradatie te voorkomen. Als afdeling kunt u inzetten op het terugdringen van het debiteurensaldo met een bepaald percentage of het verbeteren van de DSO.
  • Bedenk een strijdplan: sommige voetbalteams vertrouwen op hun hun eigen kracht, andere teams stellen zich in op de tegenstander. Welk strijdplan u ook hanteert, zorg dat alle afspraken (o.a. bij corners, vrije trappen) vanaf het eerste fluitsignaal duidelijk zijn. Debiteurenbeheer werkt op een vergelijkbare manier. Zorg ervoor dat alle medewerkers precies weten wat ze moeten doen vanaf het moment dat de factuur verstuurd is. Professionele software helpt om van uw team een goed geoliede machine te maken.
  • Train en verbeter vaardigheden: profvoetballers zijn dagelijks in de weer om hun technische en tactische vaardigheden naar een hoger niveau te tillen. Zorg dat de skills van uw medewerkers ook op niveau zijn. Het is geen overbodige luxe om uw medewerkers regelmatig een op maat gesneden training aan te bieden in debiteurenbeheer en incasso. Focus daarbij vooral op klantgerichtheid en communicatieve vaardigheden.
  • Geef een laatste waarschuwing: soms gaan voetballers hun boekje te buiten en maken ze een ongeoorloofde overtreding. Sommige overtredingen kennen slechts een sanctie: een gele of rode kaart. Soms is het beter om een laatste waarschuwing te geven. Een vergelijkbare aanpak werkt ook bij klanten die te laat betalen. Minnelijke incasso is vergelijkbaar met een gele kaart, juridische incasso komt overeen met een rode kaart. Pre-incasso of een laatste aanmaning staat voor een laatste waarschuwing. En net als in het voetbal geldt hier: een gewaarschuwd man telt voor twee.

Afspraak maken voor een preventieve speelwijze?

Overschakelen van een defensieve naar een preventieve aanpak in credit management? Maak nu kennis met het scorende vermogen van Collactive. Voor al onze medewerkers geldt: we spelen op de bal, niet op de man. Niet voor niets zijn we aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). Interesse in samenspelen? Bel (040) 291 96 66 of mail voor een afspraak met een van onze accountmanagers.