Voorkom met credit management dat uw debiteuren uit de bocht vliegen!

Jorgos Keuten (Hertek) kijkt tevreden terug op bijna 2 jaar samenwerken

Collactive past debiteurenbeheer aan op onze bedrijfsprocessen. Niet andersom’

Al bijna 25 jaar timmert Hertek aan de weg met onderscheidende oplossingen voor veiligheid. Het Weertse bedrijf importeert en distribueert brandmeldsystemen, noodverlichting en zorg- en communicatiesystemen voor senioren. Voortdurend speurt het familiebedrijf naar nieuwe technieken en toepassingen om optimale veiligheid te garanderen. De bedrijfsslogan luidt dan ook niet voor niks: ‘Altijd een veilig idee’.  Sinds enkele jaren neemt Collactive het debiteurenbeheer voor zijn rekening. Met het oog op sneller betalende klanten is dat volgens hoofd Financiële administratie Jorgos Keuten ook een veilig idee.

Jorgos Keuten HertekIn mei 2014 kruisen de wegen van beide bedrijven voor de eerste keer als Hertek Collactive in de arm neemt voor kredietinformatie. Tijdens een afspraak op locatie komt het gesprek op debiteurenbeheer. ‘In die periode hadden we 2 debiteurenbeheerders op de loonlijst staan’, haalt Jorgos Keuten herinneringen op. ‘Beide contracten liepen af. Ik moest toen de knoop doorhakken: zelf blijven doen of debiteurenbeheer uitbesteden. Na oriënterende gesprekken bij verschillende (incasso)bureaus heb ik voor uitbesteden gekozen’.

Waarborging continuïteit

De keuze valt op Collactive. Als leidinggevende vindt Jorgos Keuten het vooral belangrijk om naast kwaliteit ook de continuïteit te waarborgen. ‘Het uitbesteden zou - in vergelijking met het aanhouden van een interne bezetting - een flinke kostenreductie gaan opleveren’, motiveert hij zijn keuze. ‘Outsourcing zorgde dus direct voor een fikse meerwaarde. Daarnaast gaf de samenwerking met Collactive een positieve impuls aan de registratie en opvolging van klachten. Alles wordt op juiste wijze geregistreerd en teruggelegd waardoor het klachtproces hierdoor nu een stuk strakker is neergezet.  En lest best: het kost veel tijd en energie om de kennis in debiteurenbeheer up-to-date te houden. Bij uitbesteden heb je daar geen omkijken naar.’    

Verlengstuk

Bij de keuze van een leverancier voor debiteurenbeheer is Jorgos Keuten meteen gecharmeerd van de grote betrokkenheid van Collactive. ‘Bij de eerste kennismaking hadden we al een prima klik’, blikt hij terug. ‘Ik houd er niet van als leveranciers ons als nummer behandelen. Collactive neemt Hertek serieus, verdiept zich, stelt de juiste vragen en biedt vervolgens maatwerk. De eerste 2 maanden hebben hun medewerkers zelfs intern gewerkt. Heel bijzonder. Andere leveranciers hebben een visie en daar moet je dan als opdrachtgever inpassen. Collactive werkt precies andersom en past de strategie voor debiteurenbeheer aan op onze wensen en bedrijfsprocessen.  Zo vertolken ze de rol van verlengstuk. De overgang is daardoor geruisloos verlopen. En nog steeds loopt alles vlekkeloos.’                    

Keuze voor disciplines credit management 

In de samenwerking met Collactive maakt Hertek gebruik van meerdere disciplines van credit management. ‘Collactive verzorgt nog steeds onze kredietrapporten’, vervolgt Jorgos Keuten zijn verhaal. ‘De risico- en kredietbeoordelingen doen we zelf op basis van de aangevraagde, online kredietrapporten. Verder schakelen we Collactive in voor het opvolgingstraject in de minnelijke fase. Uit onze naam nemen incassomedewerkers de telefonische en schriftelijke aanmaningen voor hun rekening. Daarbij krijgen we ook een terugkoppeling van de klachten. Vanaf de eerste dag heb ik me grondig verdiept in de softwaretool en hoge eisen gesteld aan de kwaliteit van de managementrapportages. Het is mooi om te zien hoe Collactive omgaat met feedback en voorgestelde verbeteringen ook aanbrengt in het systeem. Kortom: de interactie bevalt goed.’ 

Ideale plek van debiteurenbeheer

Jorgos Keuten heeft de laatste tijd regelmatig nagedacht over het juiste kredietbeleid en de ideale plek van debiteurenbeheer binnen de organisatie. ‘Als deze discipline onder financiën valt, loop je het gevaar om alle mogelijke risico’s dicht te timmeren’, geeft hij tekst en uitleg. ‘Schaar je debiteurenbeheer onder sales dan ligt de focus te veel op denken in kansen. Dankzij de samenwerking met Collactive is er meer rust op de afdeling ontstaan. Ik maak me minder zorgen om debiteuren en onderwijl houd ik tijd over om de financiële afdeling tegen het licht te houden en processen te verbeteren. Oorspronkelijk was uitbesteden een tijdelijke oplossing. Inmiddels werken we al bijna 2 jaar intensief en naar volle tevredenheid samen.’      

Bel mij terug