Voorkom met credit management dat uw debiteuren uit de bocht vliegen!

 

Ad van de Wouw (Rüttchen Autowereld) schakelt Collactive in voor debiteurenbeheer en incasso

‘Dankzij outsourcing debiteurenbeheer blijft de inkomstenstroom op gang’

Rüttchen Autowereld zag in 1948 het levenslicht als familiebedrijf. Met 7 vestigingen - verspreid over Noord-Brabant en Gelderland - is het bedrijf in bijna 70 jaar uitgegroeid tot een van de grootste dealerbedrijven van Nederland. ‘Tot 2010 voerden alle vestigingen een eigen administratie en werkten ze samen met hun eigen partner voor incasso’, vertelt Teamleider Administratie Ad van de Wouw. ‘Sinds de juridische fusie tot één entiteit in 2012 werken we met één centraal administratiesysteem en hebben we eerst incasso en later debiteurenbeheer uitbesteed aan Collactive.’  

 

ad van de wouw debiteurenbeheer ruttchenAls dealer richt Rüttchen zijn activiteiten op zowel de zakelijke als de particuliere markt. Het uitgebreide assortiment bestaat uit personenwagens, bestelwagens en trucks. De gevoerde merken zijn Mercedes-Benz, Mitsubishi en Fuso. ‘In het zakelijke segment ligt de focus voor 75 procent op leasen’, vervolgt Ad van de Wouw. ‘Daarnaast zien we ook een stijgende lijn in private lease.’ Alle geledingen van de organisatie ademen nog steeds de sfeer van het familiebedrijf. Persoonlijk contact met klanten heeft prioriteit. ‘Met 300 betrokken medewerkers proberen we dagelijks de verwachtingen van klanten te overtreffen. Het is mooi als Mercedes-Benz daarvoor waardering uitspreekt met de Klanttevredenheidsprijs.’  

Er bovenop zitten

Voor de fusie werkt Rüttchen ’s-Hertogenbosch al samen met Collactive voor de incasso van openstaande facturen. Deze samenwerking valt dermate goed in de smaak dat Collactive uiteindelijk ook de incasso voor de andere 6 vestigingen voor zijn rekening neemt. Ad van de Wouw is erg te spreken over de daadkracht en communicatie van Collactive. ‘Ze zitten er bovenop en houden ons goed op de hoogte van openstaande dossiers’, vat hij de inspanningen kort samen. ‘Het is handig om via hun website in te loggen en de stand van zaken te zien.  Daarnaast krijgen we maandelijks via de mail een update. 

Affiniteit met merk

In september 2015 kiest Rüttchen ervoor om ook het debiteurenbeheer uit te besteden. In de keuze van een partner gaat het bedrijf niet over één nacht ijs. Collactive heeft als mogelijke partner een streepje voor. ‘In het verleden werkte Collactive al samen met de dealer van Mercedes-Benz in Eindhoven’, licht Ad van de Wouw zijn keuze toe. ‘Die ervaring en affiniteit met het merk was voor ons heel belangrijk. Daarnaast werkt Collactive met hetzelfde softwarepakket voor debiteurenbeheer als Rüttchen. Bij de ingebruikname van dit systeem hebben we op locatie in Breda al prima ondersteuning gehad. De inregeling van ons debiteurenbestand in het systeem is daardoor soepel verlopen.’

Probleem tackelen

Een van de belangrijkste argumenten om voor outsourcing van debiteurenbeheer te kiezen, is nog niet ter sprake geweest. ‘Als er in de personele bezetting hiaten vallen, hebben we als afdeling de neiging om prioriteit te geven aan administratieve taken’, verklaart Ad van de Wouw zich nader. ‘Zo lopen we het risico dat debiteurenbeheer erbij inschiet. Dat is zonde, want de inkomstenstroom moet wel op gang blijven. Om bij ziekte of vakantie dit probleem te tackelen, hebben we de verantwoordelijkheid voor debiteurenbeheer bij Collactive neergelegd. Zij hebben de expertise en de mankracht om hier direct op in te spelen. Dat werkt heel prettig.’

Vruchten afwerpen

Ondanks de grondige kennis die Collactive van het softwarepakket heeft, bespeurt Ad van de Wouw in het begin enkele kinderziektes. ‘Sommige klanten kennen de persoonlijke werkwijze van Rüttchen van haver tot gort’, geeft hij tekst en uitleg. ‘Het heeft tijd nodig om daar als nieuwe partner aan te wennen. Regelmatig overleggen en evalueren is belangrijk om het zogenoemde Fingerspitzengefühl in de vingers te krijgen. De medewerkers van Collactive hebben steeds beter in de gaten wanneer ze de druk bij een goede klant mogen opvoeren. In de praktijk passen we tal van tips voor efficiënter debiteurenbeheer toe. We zijn nu een half jaar gezamenlijk bezig. Ik merk dat de ouderdom van een openstaande factuur af begint te nemen. Dat is goed nieuws. Outsourcing van debiteurenbeheer begint dus vruchten af te werpen.’