Veel uitstaande facturen? Hoe houdt u uw hoofd boven water?

Stappenplan debiteurenbeheer

Collactive geeft u graag tips om debiteurenbeheer vorm en inhoud te geven. Als u honderden of duizenden facturen per jaar verstuurt, is het aantrekkelijk om debiteurenbeheer uit te besteden. Verstuurt u veel minder facturen of heeft u een professional voor debiteurenbeheer in huis? In dat geval is het verstandig om stapsgewijs te werk te gaan. Op deze manier structureert u uw werkzaamheden en schept u duidelijkheid aan debiteuren.

Heldere procedures en afspraken

Professioneel en succesvol debiteurenbeheer staat of valt met heldere procedures en onderlinge afspraken. Dankzij onze gebruiksvriendelijke software kunnen we voor elke klant deze procedures en regels op maat vastleggen en in gang zetten. Debiteurenbeheer vereist een ijzeren discipline van betrokken medewerkers. Stel dat uw bedrijf een betalingstermijn hanteert van 14 dagen. Bij deze termijn is het cruciaal om al op dag 15 in actie te komen. U verliest uw geloofwaardigheid als u pas na anderhalve maand een telefoontje pleegt of een herinnering verstuurt. 

Debiteurenbeheer stap voor stap

Bij een betalingstermijn van 30 dagen ziet het stappenplan voor debiteurenbeheer er als volgt uit:

  • Dag 1: Verzend een factuur (zorg dat de factuur aan de wettelijke eisen voldoet)
  • Dag 26: Vriendelijke herinnering per mail of telefoon (informeren naar klachten of tevredenheid en aankondiging vervaldatum factuur)
  • Dag 30: vervaldatum factuur
  • Dag 31: Bel de klant bel en informeer naar de betaling van de factuur
  • Dag 38: Verstuur een betalingsherinnering (spreek niet over eerste herinnering, want dan verwacht de debiteur nog een tweede herinnering)
  • Dag 45: Laatste dringende telefoontje naar uw klant
  • Dag 50: Verstuur een 14-dagenbrief (kondig aan dat u de vordering uitbesteedt aan een incassobureau en noem de hoogte van de incassokosten)
  • Dag 64: Geef de vordering uit handen aan het incassobureau

Afspraak maken voor debiteurenbeheer?

Hanteert u als ondernemer of bedrijf een andere betalingstermijn? Of kunt u professionele ondersteuning gebruiken bij het opstellen van een op maat gesneden stappenplan voor uw bedrijf? Collactive geeft graag een impuls aan uw debiteurenbeheer. Bel (040) 235 20 91 of mail voor een afspraak met een van onze accountmanagers.

Bel mij terug