Versturen van een betalingsherinnering: hoe pakt u dat aan?

Versturen van een betalingsherinnering - Waar moet u op lettenWat onderneemt u als een klant een factuur niet op tijd betaalt? Onze tip: pak eerst de telefoon en informeer waarom hij of zij niet betaalt. Misschien ontbreken de financiële middelen. Of is uw klant ontevreden over de geleverde service en dienstverlening? Soms is er ook opzet in het spel en heeft u te maken met een notoire wanbetaler. Een beller krijgt zijn geld sneller. Dat is onze ervaring. Als u belt, komt u ook vaak te weten waarom een klant niet betaalt. Levert het telefoontje niks op, dan is tijd voor de volgende stap: het versturen van een betalingsherinnering. Zo’n herinnering is vergelijkbaar met een knoop in een zakdoek: een geheugensteuntje voor klanten die niet of te laat betalen.

 

2 mogelijkheden voor betalingsherinnering

Het versturen van een betalingsherinnering is een beproefde manier om uw geld te krijgen, voordat u een een incassobureau in de arm neemt en een aanmaning verstuurt. Allereerst kunt u zelf de betalingsherinnering op papier zetten en versturen. Als u hiervoor kiest, bent u aangewezen op uw eigen kennis en ervaring. Het is ook mogelijk om de incassospecialisten van Collactive in te schakelen voor het opstellen en versturen van een betalingsherinnering op het briefpapier van uw bedrijf.

WIK-brief aan particulieren

Waar moet u op letten als u zelf een betalingsherinnering op papier zet? Allereerst bestaat er een duidelijk verschil tussen een betalingsherinnering aan particuliere en zakelijke klanten. Bij een particuliere klant bent u verplicht om een zogenoemde 14-dagenbrief of WIK-brief te sturen. Voor vorderingen op zakelijke klanten geldt deze verplichting niet. De Wet Incasso Kosten (WIK) bepaalt dat u minimaal één schriftelijke aanmaning moet verzenden aan consumenten die in gebreke blijven. Een 14-dagenbrief of WIK-brief bevat de volgende onderdelen:

  • Geef consumenten 14 volledige dagen de tijd om zonder bijkomende kosten te betalen (De ‘14-dagen-termijn’ gaat in op de dag nadat de brief bezorgd is)
  • Kondig aan dat u een incassobureau in de arm neemt als een klant niet binnen deze termijn betaalt
  • Communiceer duidelijk de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten en de wettelijke rente die een klant extra moet betalen als hij in gebreke blijft (voor deze bedragen heeft de Wet Incassokosten richtlijnen en maxima opgesteld)

Transacties tussen bedrijven

Voor zakelijke transacties tussen bedrijven onderling en bedrijven en overheidsinstanties geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Het is toegestaan dat bedrijven met elkaar een afwijkende betalingstermijn afspreken. Voor deze uitzondering geldt een maximale termijn van 60 dagen. Ook voor zakelijke klanten geldt: eerst bellen is veel effectiever. Soms zien klanten een factuur over het hoofd en is een telefoontje voldoende om alsnog te betalen. Slaagt een zakelijke klant er niet in om te betalen, probeer dan een betalingsregeling af te spreken.

Betalingsherinnering versturen aan zakelijke klanten

De verplichting van een WIK-brief of 14-dagenbrief geldt niet voor uw zakelijke klanten. Bij transacties met bedrijven kunt u zelf vooraf afspraken maken over de incassokosten die u berekent. Deze afspraken moeten wel redelijk zijn. Zo niet, dan kan de rechter ze ongeldig verklaren. U mag deze kosten in rekening brengen als u ze hebt opgenomen in uw algemene voorwaarden of koopovereenkomst. Heeft u dat niet gedaan, dan berekent u dezelfde incassokosten als aan particuliere klanten.

Hoogte buitengerechtelijke incassokosten

De Wet Incasso Kosten (WIK) hanteert een wettelijk minimum van €40,- voor incasso’s tot een bedrag van €267,-. Dit minimum geldt voor incasso’s aan consumenten en aan bedrijven zonder overeenkomst over buitengerechtelijke incassokosten. Valt de incasso hoger uit? Dan mag u een percentage over het meerbedrag in rekening brengen.

  • Over de volgende €2.500,- geldt een maximum van 15% aan incassokosten
  • Over de volgende €2.500,- geldt een maximum van 10% aan incassokosten
  • Over de volgende €5.000,- geldt een maximum van 5% aan incassokosten
  • Over de volgende €190.000,- geldt een maximum van 5% aan incassokosten
  • Over het bedrag boven de €200.000,- geldt een maximum van 0,5% aan incassokosten

In totaal geldt een maximum van €6.775,- dat een incassobureau mag berekenen. Een incassobureau mag geen administratiekosten, deurwaarderskosten of gerechtelijke kosten in rekening brengen.

Wettelijke rente en btw

Bij transacties tussen bedrijven en overheidsinstanties geldt de wettelijke rente (8%) voor handelstransacties. Bij de verkoop van producten en diensten aan consumenten hanteert u de wettelijke rente (2%) voor niet-handelstransacties. In beide gevallen gebruikt u de betalingsherinnering om te communiceren dat u deze wettelijke rente in rekening brengt. Het is ook mogelijk om dit te vermelden op de factuur. Zodra de factuur vervallen is, neemt u het rentebedrag op in uw aanmaningen. Als de schuldeiser btw-plichtig is, mag een incassobureau geen btw over de incassokosten berekenen. Is de schuldeiser niet btw-plichtig, dan is dat wel toegestaan.

Hulp nodig bij het versturen van een betalingsherinnering?

Heeft u een klant die zijn facturen niet op tijd betaalt en staat u op het punt om een betalingsherinnering te versturen? De incassospecialisten van Collactive staan u graag met raad en daad terzijde. Bel (040) 291 96 66 of mail om een afspraak te maken.