Incassobureau inschakelen: hoe werkt het?

Incassobureau inschakelen - hoe werkt het?Wanbetalers bezorgen u als ondernemer slapeloze nachten. Als de bedragen van uitstaande vorderingen (te) hoog zijn, komt de liquiditeit van uw bedrijf onder druk te staan. Natuurlijk kunt u een nalatige debiteur zelf achter zijn vodden aanzitten. Veel verstandiger is het om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau hakt dagelijks met dit bijltje. Voordat u een incassobureau in de arm neemt, is het verstandig om over een aantal zaken uitsluitsel te hebben. Welk incassobureau kunt u het beste kiezen? Wat is het ideale moment om een vordering uit handen te geven? Waarin verschilt de aanpak van incasso voor particuliere en zakelijke klanten? En wat kunt u zelf doen om de kans op wanbetalers te verkleinen?

Soorten wanbetalers

Of u nu als ZZP’er uw brood verdient of eigenaar bent van een groot MKB-bedrijf: de kans is reëel dat u te maken krijgt met wanbetalers. Dubieuze debiteuren zijn er altijd geweest en zullen er ook altijd blijven. Voor de duidelijkheid onderscheiden we 3 categorieën met wanbetalers. Voor de notoire wanbetalers is het bijna een spel om niet te betalen. De nalatige debiteur lapt betalingsafspraken aan zijn laars. En de debiteur met financiële problemen is niet draagkrachtig genoeg om uw factuur op tijd te betalen.

Ga preventief te werk

Het is de kunst om u tegen al deze wanbetalers te wapenen. Zo geeft kredietinformatie inzicht in de financiële handel en wandel van debiteuren. Het is dus raadzaam om een kredietrapport op te vragen bij nieuwe klanten of bij grote transacties. Gaat u met een klant in zee, monitor dan met debiteurenbeheer het betalingsgedrag. Met zowel kredietinformatie als debiteurenbeheer wapent u zich preventief tegen wanbetalers. Beide disciplines kunt u ook uitbesteden aan een credit-managementbureau. Welke optie u ook kiest, het is belangrijk dat u een vast stappenplan volgt bij debiteurenbeheer. Als een klant niet volgens afspraak betaalt, weet u zo precies op welke dag na het versturen van de factuur u een herinnering stuurt of opbelt.

Incasso bij particuliere klanten?

Voordat u een vordering uit handen geeft aan een incassobureau moet u bepalen of uw debiteur een zakelijke of een particuliere klant is. Voor consumenten en bedrijven geldt een verschillende incassostrategie. De Wet Incassokosten (WIK) is van toepassing op particuliere klanten. Volgens deze wet mag u bij openstaande vorderingen niet direct overgaan tot incasso. Voordat u bij een nalatige consument een incassoprocedure start, bent u verplicht om een laatste herinnering of 14-dagenbrief te sturen. Vanaf het moment dat een debiteur deze brief ontvangt, heeft hij nog 14 dagen om te betalen. In deze periode is het niet toegestaan om extra kosten in rekening te brengen.

Inhoud laatste herinnering

In deze 14-dagenbrief of WIK-brief beschrijft u precies wat de consequenties zijn als uw debiteur niet binnen de gestelde termijn van 14 dagen betaalt. Zo zet u op papier dat u een incassobureau in de arm neemt als uw debiteur in gebreke blijft. Ook geeft u expliciet aan dat het incassobureau de bijbehorende incassokosten en wettelijke rente verhaalt op uw debiteur.  Volgt u deze richtlijnen niet op, dan vervalt het recht om de kosten in rekening te brengen bij uw debiteur.

Incassobureau inschakelen bij zakelijke klanten

Heeft de openstaande vordering betrekking op een zakelijke klant? In dat geval mag u direct een incassobureau inschakelen als uw klant de overeengekomen betalingstermijn van overschrijdt. Bij zakelijke transacties geldt een maximale, wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Het is mogelijk om deze termijn te verlengen tot 45 of 60 dagen, mits u allebei akkoord gaat met een langere betalingstermijn. In de praktijk is het niet gebruikelijk dat een incassobureau op dag 31 aan de slag gaat. Veel gebruikelijker is het om eerst een laatste betaalverzoek te sturen. Bellen werkt vaak nog sneller. De klant onnodig onder druk zetten, heeft een averechtse uitwerking. Bij klanten met tijdelijke liquiditeitsproblemen biedt het opstellen van een betalingsregeling vaak uitkomst. Heeft de klant een bedenkelijke betalingsmoraal? Aarzel dan niet om zo snel mogelijk een incassoprocedure te starten. Ook hier geldt nadrukkelijk: tijd is geld.

Hoe kiest u een incassobureau?

Ga bij de keuze van een incassobureau niet over één nacht ijs. Het runnen van een incassobureau is namelijk geen beschermd beroep. Sommige ‘zelfbenoemde professionals’ hebben de branche in een kwaad daglicht gesteld met onoorbare praktijken. Wees ook op uw hoede als u online offertes opvraagt. Goedkoop kan ook duurkoop betekenen. Om te voorkomen dat u met een malafide bureau in zee gaat, kunt u het beste kiezen voor een incassobureau dat aangesloten is bij de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). De aangesloten bureaus – zoals Collactive credit management – werken volgens een strenge gedragscode. NVI-bureaus gaan bij het innen van vorderingen veel menselijker te werk. Zo gaan ze bijvoorbeeld na of ze debiteuren met financiële problemen kunnen hulpen. Denk daarbij aan het afspreken van een betalingsregeling of het inschakelen van de juiste hulpverlener.

‘No cure no pay’ incasso

De meeste incassobureaus werken op basis van het principe ‘no cure no pay’. Dit principe houdt in dat u pas betaalt als het incassobureau succesvol de openstaande vorderingen heeft geïnd. Het incassobureau verhaalt de incassokosten en de bijbehorende rente op uw debiteur. De hoogte van de incassokosten zijn wettelijk vastgelegd, met een minimum van €40,- en een maximum van €6.775,- per incasso. Bij lage factuurbedragen is het dus mogelijk dat de incassokosten (bijna) net zo hoog zijn als het factuurbedrag. Wilt u de incassospecialisten van Collactive uit Eindhoven inschakelen voor ‘no cure no pay’-incasso? Eenmalig of op structurele basis? Bel (040) 291 96 66 of mail voor een afspraak met één van onze accountmanagers.