Collactive incasseert al 10 jaar voor Océ-Nederland B.V.
"Oog voor relaties en kennis van de markt zijn belangrijk"
Océ-Nederland B.V. heeft een uitstekende naam opgebouwd met verhuur
en onderhoud
van printers, kopieerapparaten en scanners. In veel kantoren spelen de apparaten een onmisbare rol. Uiteraard krijgt
zo’n grote organisatie ook te maken met klanten die niet
of slecht betalen. Voor het uiteindelijke incassotraject doet het bedrijf sinds 10 jaar een beroep op de
professionals van Collactive Credit Management. Incassomedewerker Jos
de Haas is erg te spreken over de samenwerking. "Incasseren zonder dat de relatie eronder lijdt, is een vak apart."
De meeste klanten van Océ Nederland huren apparatuur en sluiten daarvoor contracten
af van 48 of 60 maanden. Elke maand int het bedrijf een bedrag voor de huur en het onderhoud. Soms blijft de
betaling van deze maandelijkse termijnen achterwege. De
reden is tweeledig volgens Jos de Haas. "Sommige debiteuren hebben een liquiditeitsprobleem en blijven daardoor in
gebreke", geeft hij tekst en uitleg. "Andere klanten weigeren te betalen, omdat de gehuurde machine niet naar wens
functioneert."
Openstaande vorderingen
In het verleden waren vestigingsmanagers verantwoordelijk voor hun eigen debiteuren. Volgens Jos was dat geen ideale
situatie.
"Debiteuren achter hun broek aanzitten, is geen geliefd onderwerp bij commerciële mensen", zegt hij lachend.
"De kans is dus groot dat ze deze noodzakelijke activiteiten voor zich uitschuiven of reserveren voor 's avonds of
de weekenden."
De dagelijkse praktijk gaf de financieel directeur gelijk. De ouderdom van openstaande facturen bleef stijgen.
"Het roer moest om", vervolgt hij. "Continu stond er voor drie miljoen euro open bij de afdeling After Sales
(reparatie,
onderhoud en magazijn)."
Dossier uit handen
In beide gevallen is het belangrijk om een vinger aan de pols te houden. Met een eigen afdeling Credit Management –
geleid door een credit manager - neemt Océ Nederland
het debiteurenbeheer zelf voor zijn rekening. "We versturen zelf de herinneringen en aanmaningen", vervolgt Jos de
Haas zijn verhaal. "Als betaling uitblijft, beslis ik als incassomedewerker of ik het dossier uit handen geef aan
Collactive of dat ik zelf nog een keer actie onderneem."
Betrouwbaar
Al 10 jaar werken Océ en Collactive Credit Management intensief met elkaar samen.
"De huidige eigenaren Wim Dielesen en Gert Hoogaars komen voort uit de Lage Landen", blikt Jos de Haas terug in het
verleden.
"Die achtergrond schept vertrouwen, want binnen de financiële wereld is dat toch een betrouwbare partij.
Belangrijk voor Océ is verder dat Collactive het incassokeurmerk voert. Daar horen ook fatsoensnormen bij.
Voor het succesvol innen van uitstaande vorderingen is dat van vitaal belang."
Aflosregeling
Waar schuilt volgens Jos de Haas de kracht van Collactive in? Over deze vraag hoeft de ervaren incassomedewerker
niet lang na te denken.
"Collactive verstaat de kunst om te incasseren, zonder dat een relatie eronder lijdt. Bij langlopende contracten van
48 of 60 maanden is dat natuurlijk een eerste vereiste.
Ze weten klanten ervan te overtuigen dat
een contract een contract is dat ze moeten naleven.
Sommige debiteuren zijn blij en opgelucht dat ze een openstaande vordering met een aflosregeling mogen betalen."
Proactieve houding
Tijdens de incassoprocedure blijkt soms dat er toch sprake is van een klacht over de machine of de service. Hoe gaat
Collactive hiermee om? "Als klanten een klacht hebben, ligt de bal bij Océ", verklaart Jos de Haas. "Om de drie
weken informeert Collactive naar de stand van zaken. Daarbij denken ze ook mee in oplossingen. Daarnaast kijken ze
bijvoorbeeld ook naar het betaalgedrag van bepaalde klanten. Op basis daarvan krijgen we het advies: teugels iets
laten vieren of de teugels strak trekken.
Deze proactieve houding bevalt heel goed."
